Politique de confidentialité

Brouillon. Ce texte décrit le fonctionnement actuel de Scrisly. Un avocat le relit avant le lancement public, il peut donc encore changer. Les passages surlignés sont des informations encore à compléter.

Responsable du traitement

Scrisly est exploité par [nom de la société], [adresse postale]. Pour toute question sur vos données, utilisez la page des demandes sur les données ou écrivez à [adresse de contact pour la confidentialité]. Délégué à la protection des données : [nom et contact, s'il est désigné].

Cette politique concerne trois groupes de personnes : les visiteurs de ce site, les clients qui utilisent l'application Scrisly et les contacts professionnels auxquels écrivent les clients de Scrisly.

Visiteurs de ce site

Les pages publiques ne déposent aucun cookie de suivi. La page sur les cookies liste les quelques cookies existants. Si le comptage des visites est activé, il fonctionne avec Umami, sur notre propre serveur, sans cookies. [Si le serveur web conserve des journaux d'accès (adresse IP, heure, page) et pendant combien de temps].

Clients

Pour faire fonctionner votre compte, nous conservons :

l'adresse e-mail avec laquelle vous vous connectez (vous vous connectez avec un e-mail et un mot de passe, avec Google via « Continuer avec Google » ou avec un lien que nous vous envoyons par e-mail) et votre langue ;
votre espace de travail : son nom, l'adresse postale que vous imprimez dans chaque e-mail, le profil de votre entreprise, les campagnes, les leads, les e-mails rédigés pour vous, les e-mails envoyés et les réponses reçues, avec l'étiquette et le court résumé que leur donne notre IA ;
les réglages de vos boîtes mail, avec les mots de passe et les clés scellés pour que seul notre processus en arrière-plan puisse les ouvrir ;
vos crédits et votre consommation, ainsi qu'un journal des actions importantes dans votre espace de travail avec l'adresse IP d'où elles viennent.

La page de connexion vérifie avec Cloudflare Turnstile que vous êtes une personne. Nous traitons ces données pour fournir le service souscrit (art. 6, paragraphe 1, point b, du RGPD) et le journal des actions pour protéger les comptes (art. 6, paragraphe 1, point f, du RGPD).

[Les e-mails que Scrisly envoie lui-même (liens de connexion et de mot de passe, confirmations de demandes de données, avis de parrainage) partent par Resend, et la connexion « Continuer avec Google » est gérée par Google, qui nous communique votre adresse e-mail et votre nom. Les deux agissent pour nous comme sous-traitants], voir la page des sous-traitants.

Quand vous supprimez un espace de travail, ses contacts, campagnes, e-mails, réponses et boîtes mail sont supprimés aussitôt, et les listes de leads importées le sont dans l'heure. Certains enregistrements restent, parce qu'ils protègent les personnes auxquelles vous avez écrit ou gardent le service équitable :

la liste d'exclusion de l'espace de travail (désinscriptions et adresses ajoutées à la main, gardées pour chaque produit ; rebonds et plaintes, pour tous les produits), sous forme d'empreintes irréversibles (des hashs) avec leur motif, liées à votre domaine d'envoi, pour qu'un nouvel espace de travail qui envoie depuis ce domaine les respecte toujours, et pour que les liens de désinscription des e-mails déjà envoyés continuent de fonctionner ;
le journal des actions, qui n'est plus lié à l'espace de travail, et une trace de la suppression avec l'identifiant et le nom de l'espace, qui l'a supprimé et combien d'enregistrements il contenait.

Le journal des actions d'un espace de travail supprimé est supprimé après [une durée fixée par notre équipe, actuellement 12 mois ; les enregistrements d'achats et de crédits sont gardés plus longtemps, pour la comptabilité].

Quand votre compte est supprimé, nous gardons votre identifiant d'utilisateur et un hash de votre adresse e-mail, uniquement pour que les crédits gratuits de départ ne soient accordés qu'une fois par personne.

Les avis que vous nous envoyez. Quand vous évaluez un brouillon, nous envoyez un avis ou répondez à notre question occasionnelle, nous conservons votre évaluation, les raisons, ce que vous écrivez, la page où vous étiez et la version de l’application, avec votre espace de travail et votre compte. Ce que vous écrivez peut citer un brouillon, et donc le nom ou les coordonnées d’un lead ; seuls vous et notre équipe le voyez. Quand un contact est effacé, les notes sur ses brouillons le sont aussi ; le reste disparaît avec l’espace de travail ou votre compte. Une capture d’écran n’est prise que si vous cochez la case, elle est stockée de façon privée, vue seulement par notre équipe et supprimée après 90 jours, ou au plus tard un jour après la suppression de votre compte. Nous utilisons ces données pour améliorer le service (art. 6, paragraphe 1, point f, du RGPD).

Contacts professionnels auxquels écrivent nos clients

Cette partie vous concerne si un client de Scrisly vous a écrit ou pourrait le faire.

Ce que nous conservons. Votre adresse e-mail professionnelle ; votre nom et votre fonction lorsque le site de votre entreprise les affiche ; le nom de votre entreprise, son site, sa description publique, son pays, sa ville, son secteur, sa taille, les adresses e-mail publiées sur son site et les liens vers ses profils sociaux ; le texte du site de votre entreprise tel que nous l'avons lu, qui peut citer des personnes ; le résultat de la vérification indiquant si votre adresse peut recevoir des e-mails. Dans la campagne d'un client, nous conservons aussi l'e-mail rédigé pour vous et, si vous répondez, votre réponse avec l'étiquette et le court résumé que lui donne notre IA.

D'où viennent les données. Du site public de votre entreprise ; des pages de résultats de moteurs de recherche (DuckDuckGo et Bing), utilisées pour trouver les sites d'entreprises ; d'OpenStreetMap, par les services Overpass overpass-api.de et overpass.private.coffee ; et des listes qu'un client importe ou saisit, dont ce client répond.

La base partagée. Les informations sur les entreprises et les contacts trouvées sur des sites publics sont conservées une seule fois, avec la page où elles ont été trouvées, dans une base partagée par tous les espaces de travail Scrisly, pour ne pas lire deux fois le même site. Pour cette base, Scrisly est responsable du traitement. Chaque client qui vous ajoute à une campagne a sa propre copie, dont ce client est responsable, et Scrisly traite les données pour son compte.

Les contacts que nos clients partagent avec Scrisly. Quand un client importe une liste de contacts professionnels, il choisit de la partager ou non avec Scrisly. La case est cochée sauf s'il la décoche, et le choix est enregistré avec la personne qui l'a fait et la date. S'il partage, Scrisly garde sa propre copie des seules coordonnées professionnelles, à savoir l'adresse e-mail, le nom et la langue de la personne, le nom et l'adresse web de l'entreprise, ainsi que le pays indiqué par le client. Scrisly ne prend jamais les notes du client, ses priorités, son historique avec vous ou vos réponses. Au moment de l'import, il écarte les contacts qui avaient accepté de recevoir les messages de ce client, qui s'étaient désinscrits, dont les e-mails étaient revenus ou qui avaient demandé leur suppression, ainsi que ceux qui utilisent une boîte personnelle comme Gmail, et il supprime les noms qui contiennent des liens, des adresses ou des numéros de téléphone. La copie n'est réutilisée pour trouver des leads pour d'autres clients de Scrisly, qui peuvent ensuite vous écrire, qu'après que votre adresse a été vérifiée comme valide, et Scrisly cesse de réutiliser les contacts d'un client quand trop d'entre eux reviennent, suscitent des plaintes ou se désinscrivent. Un tel e-mail porte la même ligne sur l'origine de l'adresse que tout autre. Pour cette copie, Scrisly est responsable du traitement. Un client qui décoche la case cesse de partager ses prochains imports, et les contacts déjà partagés restent chez Scrisly. Si vous vous désinscrivez plus tard auprès de ce client, la copie de Scrisly reste. Votre demande de suppression sur la page des demandes sur vos données arrête tous les espaces de travail Scrisly et supprime la copie partout. [La base juridique de la conservation et de la réutilisation des contacts partagés, et la manière dont les personnes concernées sont informées].

Pourquoi et sur quelle base. Pour que nos clients puissent écrire un seul e-mail professionnel pertinent à la bonne personne. La base légale est l'intérêt légitime (art. 6, paragraphe 1, point f, du RGPD), dans la prospection directe entre entreprises. Nous nous limitons aux adresses professionnelles et aux informations publiques sur les entreprises, chaque e-mail porte le nom et l'adresse postale de l'expéditeur, une ligne qui indique d'où vient votre adresse avec des liens vers cette politique et vers la page des demandes sur les données, et un lien de désinscription, et Scrisly n'ajoute aucun pixel de suivi. Les contacts en Allemagne et en Autriche, où ce type d'e-mail exige un consentement préalable, sont ignorés par défaut.

Comment l'arrêter. Le lien de désinscription de n'importe quel e-mail arrête aussitôt les e-mails de cet expéditeur sur ce produit. Un rebond ou une plainte pour spam arrête tous les produits de cet expéditeur. Il n'arrête pas les autres clients de Scrisly. Sur la page des demandes sur les données, vous pouvez arrêter tous les e-mails de tous les espaces de travail et nous demander de supprimer vos données, sans compte. Dès votre confirmation, votre adresse est bloquée pour tous les espaces de travail. Au même moment, les copies de vos données dans la base partagée et les résultats de vérification de votre adresse sont supprimés. Les enregistrements qu'un client garde dans son propre espace de travail (son contact, les e-mails qu'il vous a envoyés et vos réponses) restent sous le contrôle de ce client ; il ne peut plus vous écrire, et vous pouvez les lui demander directement. Nous gardons votre demande, avec votre adresse, jusqu'à ce que notre équipe la clôture, dans un délai d'un mois ; ensuite, seuls son type, ses dates et une empreinte irréversible (un hash) de l'adresse restent, [pendant une durée fixée par notre équipe, actuellement 3 ans].

IA. Les e-mails sont rédigés par un modèle d'IA à partir des informations publiques de votre entreprise, et les réponses sont triées et résumées par un modèle. Les modèles fonctionnent chez les fournisseurs de la page des sous-traitants. [Si ces fournisseurs peuvent utiliser les données pour entraîner leurs modèles]. Aucune décision produisant des effets juridiques ou d'importance comparable à votre égard n'est prise automatiquement.

Combien de temps nous conservons les données

Base partagée et résultats de vérification des adresses : [des durées fixées par notre équipe, actuellement 24 mois pour une entrée de la base partagée qui n'a pas été retrouvée, vérifiée ou partagée de nouveau pendant ce temps, et 180 jours pour le résultat de la vérification d'une adresse]. Une demande de suppression retire les vôtres aussitôt.
Les contacts, e-mails et réponses d'un client : tant que le client les garde, et au plus tard jusqu'à la suppression de l'espace de travail.
Quand un client supprime un contact, le contenu est effacé : l'adresse, l'objet, le texte, le résumé et les copies de la réponse, les identifiants des messages, les noms des pièces jointes, les réponses suggérées et l'adresse du lien de désinscription. Il reste des comptages et des empreintes irréversibles : qu'un e-mail a été envoyé, quand, depuis quelle boîte et quelle campagne, l'étiquette de la réponse et une désinscription sous forme de hash.
Copies hors d'un contact : la base partagée et les résultats de vérification (ci-dessus), des enregistrements techniques de tâches qui peuvent contenir une adresse ([une durée fixée par notre équipe, actuellement 90 jours après la fin de la tâche]) et les notifications de remise que nous n'avons pas pu traiter (90 jours).
Listes de leads importées : 30 jours, ou jusqu'à la suppression de l'espace de travail si elle intervient avant.
Demandes sur les données non confirmées : supprimées à l'expiration de leur lien, après 24 heures, ou après 24 heures si l'e-mail n'a pas pu être remis. Les demandes confirmées gardent l'adresse jusqu'à ce que notre équipe les clôture, dans un délai d'un mois.

Une empreinte irréversible (hash SHA-256) ne permet pas de retrouver l'adresse, mais quelqu'un qui connaît déjà une adresse peut la comparer à l'empreinte.

Qui traite des données pour nous

Les entreprises qui traitent des données personnelles pour Scrisly, dans quel but et où, figurent sur la page des sous-traitants. Lorsque des données quittent l'Espace économique européen, [la garantie applicable au transfert, par exemple les clauses contractuelles types de l'UE].

Sécurité

Les connexions sont chiffrées, les mots de passe des boîtes mail sont scellés pour que seul le processus en arrière-plan puisse les ouvrir, et chaque espace de travail ne voit que ses propres données, ce que la base de données impose elle-même. Les outils de notre équipe exigent un second facteur de connexion.

Vos droits

Vous pouvez demander ce que nous conservons sur vous, le faire rectifier ou effacer, en faire limiter l'usage, le recevoir dans un format courant et vous opposer à son usage. Une opposition à la prospection directe aboutit toujours. Utilisez la page des demandes sur les données ou écrivez à [adresse de contact pour la confidentialité]. Nous répondons dans un délai d'un mois. Vous pouvez aussi saisir une autorité de protection des données, par exemple [l'autorité de contrôle chef de file].

Modifications

Quand cette politique change, la date en haut de la page change avec elle.