Datenschutzerklärung

Entwurf. Dieser Text beschreibt, wie Scrisly heute arbeitet. Ein Anwalt prüft ihn vor dem öffentlichen Start, er kann sich also noch ändern. Hervorgehobene Stellen sind Angaben, die noch fehlen.

Verantwortlicher

Scrisly wird betrieben von [Firmenname], [Postanschrift]. Für alle Fragen zu Ihren Daten nutzen Sie die Seite für Datenanfragen oder schreiben Sie an [Kontaktadresse für Datenschutz]. Datenschutzbeauftragter: [Name und Kontakt, falls benannt].

Diese Erklärung betrifft drei Gruppen von Menschen: Besucher dieser Website, Kunden, die die App Scrisly nutzen, und die Geschäftskontakte, denen Kunden von Scrisly schreiben.

Besucher dieser Website

Die öffentlichen Seiten setzen keine Tracking-Cookies. Die Seite zu Cookies nennt die wenigen, die es gibt. Wenn die Besuchszählung eingeschaltet ist, läuft sie mit Umami auf unserem eigenen Server, ohne Cookies. [Ob der Webserver Zugriffsprotokolle führt (IP-Adresse, Uhrzeit, Seite) und wie lange].

Kunden

Für Ihr Konto speichern wir:

Ihre E-Mail-Adresse für die Anmeldung (Sie melden sich mit E-Mail und Passwort an, mit Google über „Weiter mit Google“ oder mit einem Link, den wir Ihnen per E-Mail schicken) und Ihre Sprache;
Ihren Arbeitsbereich: seinen Namen, die Postanschrift, die Sie in jede E-Mail setzen, Ihr Firmenprofil, Kampagnen, Leads, die für Sie geschriebenen E-Mails, die gesendeten E-Mails und die erhaltenen Antworten mit der Kennzeichnung und kurzen Zusammenfassung unserer KI;
die Einstellungen Ihrer Postfächer, wobei Passwörter und Schlüssel so versiegelt sind, dass nur unser Hintergrundprozess sie öffnen kann;
Ihre Credits und Ihren Verbrauch sowie ein Protokoll wichtiger Aktionen in Ihrem Arbeitsbereich mit der IP-Adresse, von der sie kamen.

Die Anmeldeseite prüft mit Cloudflare Turnstile, dass Sie ein Mensch sind. Wir verarbeiten diese Daten, um den vereinbarten Dienst zu erbringen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), und das Aktionsprotokoll, um Konten zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

[E-Mails, die Scrisly selbst verschickt (Anmelde- und Passwortlinks, Bestätigungen von Datenanfragen, Empfehlungshinweise), werden über Resend versandt, und die Anmeldung mit „Weiter mit Google“ übernimmt Google, das uns Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen mitteilt. Beide handeln für uns als Auftragsverarbeiter], siehe die Seite der Unterauftragsverarbeiter.

Wenn Sie einen Arbeitsbereich löschen, werden seine Kontakte, Kampagnen, E-Mails, Antworten und Postfächer sofort gelöscht und hochgeladene Lead-Listen innerhalb einer Stunde. Einige Einträge bleiben, weil sie die Menschen schützen, denen Sie geschrieben haben, oder den Dienst fair halten:

die Sperrliste des Arbeitsbereichs (Abmeldungen und von Hand eingetragene Adressen, je Produkt; Rückläufer und Beschwerden, für alle Produkte) als nicht umkehrbare Fingerabdrücke (Hashes) mit ihrem Grund, verknüpft mit Ihrer Absenderdomain, damit ein neuer Arbeitsbereich mit derselben Domain sie weiter beachtet und die Abmeldelinks in bereits gesendeten E-Mails weiter funktionieren;
das Aktionsprotokoll, nicht mehr mit dem Arbeitsbereich verknüpft, und ein Eintrag über die Löschung mit Kennung und Namen des Arbeitsbereichs, wer ihn gelöscht hat und wie viele Einträge er hatte.

Das Aktionsprotokoll eines gelöschten Arbeitsbereichs wird nach [einer von unserem Team festgelegten Dauer gelöscht, derzeit 12 Monate; Einträge zu Käufen und Credits werden für die Buchhaltung länger aufbewahrt].

Wenn Ihr Konto gelöscht wird, behalten wir Ihre Benutzerkennung und einen Hash Ihrer E-Mail-Adresse, nur damit das kostenlose Startguthaben einmal pro Person vergeben wird.

Feedback, das Sie uns senden. Wenn Sie einen Entwurf bewerten, uns Feedback senden oder unsere gelegentliche Frage beantworten, speichern wir Ihre Bewertung, die Gründe, Ihren Text, die Seite, auf der Sie waren, und die App-Version, zusammen mit Ihrem Workspace und Ihrem Konto. Ihr Text kann einen Entwurf zitieren und damit den Namen oder Angaben eines Leads enthalten; nur Sie und unser Team sehen ihn. Wird ein Kontakt gelöscht, werden auch die Notizen zu seinen Entwürfen gelöscht; alles andere wird mit dem Workspace oder Ihrem Konto gelöscht. Ein Screenshot wird nur aufgenommen, wenn Sie das Kästchen ankreuzen, privat gespeichert, nur von unserem Team gesehen und nach 90 Tagen gelöscht, oder spätestens einen Tag nach der Löschung Ihres Kontos. Wir nutzen diese Daten, um den Dienst zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Geschäftskontakte, denen unsere Kunden schreiben

Dieser Teil ist für Sie, wenn Ihnen ein Kunde von Scrisly geschrieben hat oder schreiben könnte.

Was wir speichern. Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse; Ihren Namen und Ihre Funktion, wenn die Website Ihrer Firma sie zeigt; Name, Website, öffentliche Beschreibung, Land, Stadt, Branche und Größenklasse Ihrer Firma, die auf ihrer Website veröffentlichten E-Mail-Adressen sowie Links zu ihren Social-Media-Profilen; den Text der Website Ihrer Firma, wie wir ihn gelesen haben, der Personen nennen kann; das Ergebnis der Prüfung, ob Ihre Adresse E-Mails empfangen kann. In der Kampagne eines Kunden speichern wir außerdem die an Sie geschriebene E-Mail und, wenn Sie antworten, Ihre Antwort mit der Kennzeichnung und kurzen Zusammenfassung unserer KI.

Woher die Daten stammen. Von der öffentlichen Website Ihrer Firma; aus Ergebnisseiten von Suchmaschinen (DuckDuckGo und Bing), mit denen wir Firmenwebsites finden; aus OpenStreetMap über die Overpass-Dienste overpass-api.de und overpass.private.coffee; und aus Listen, die ein Kunde hochlädt oder eingibt und für die dieser Kunde verantwortlich ist.

Der gemeinsame Pool. Firmen- und Kontaktdaten von öffentlichen Websites werden einmal gespeichert, zusammen mit der Seite, auf der sie gefunden wurden, in einem Pool, den alle Arbeitsbereiche von Scrisly teilen, damit dieselbe Website nicht zweimal gelesen wird. Für diesen Pool ist Scrisly der Verantwortliche. Jeder Kunde, der Sie einer Kampagne hinzufügt, hat eine eigene Kopie, für die dieser Kunde verantwortlich ist; Scrisly verarbeitet sie in seinem Auftrag.

Kontakte, die unsere Kunden mit Scrisly teilen. Wenn ein Kunde eine Liste mit Geschäftskontakten hochlädt, entscheidet er, ob er sie mit Scrisly teilt. Das Kästchen ist angehakt, solange er den Haken nicht entfernt, und die Entscheidung wird mit der Person und dem Zeitpunkt gespeichert. Teilt er sie, behält Scrisly eine eigene Kopie nur der geschäftlichen Kontaktdaten: die E-Mail-Adresse, Name und Sprache der Person, Name und Webadresse der Firma sowie das Land, das der Kunde angegeben hat. Scrisly übernimmt nie die Notizen des Kunden, seine Prioritäten, seinen Verlauf mit Ihnen oder Ihre Antworten. Zum Zeitpunkt des Uploads lässt es Kontakte weg, die Nachrichten dieses Kunden zugestimmt, sich abgemeldet, eine unzustellbare Adresse oder ihre Löschung verlangt hatten oder ein privates Postfach wie Gmail nutzen, und es verwirft Namen mit Links, Adressen oder Telefonnummern. Die Kopie wird erst dann wiederverwendet, um Leads für andere Kunden von Scrisly zu finden, die Ihnen dann schreiben können, wenn Ihre Adresse als gültig geprüft ist, und Scrisly verwendet die Kontakte eines Kunden nicht mehr, wenn zu viele davon unzustellbar sind, Beschwerden auslösen oder sich abmelden. Eine solche E-Mail trägt dieselbe Zeile dazu, wo die Adresse gefunden wurde, wie jede andere. Für diese Kopie ist Scrisly der Verantwortliche. Ein Kunde, der den Haken entfernt, teilt seine nächsten Uploads nicht mehr; bereits geteilte Kontakte bleiben bei Scrisly. Wenn Sie sich später bei diesem Kunden abmelden, bleibt die Kopie von Scrisly bestehen; Ihre Löschanfrage auf der Seite für Datenanfragen stoppt alle Scrisly-Arbeitsbereiche und entfernt die Kopie überall. [Die Rechtsgrundlage für das Speichern und Wiederverwenden geteilter Kontakte und wie die betroffenen Personen informiert werden].

Warum und auf welcher Grundlage. Damit unsere Kunden eine einzelne, relevante geschäftliche E-Mail an die richtige Person schreiben können. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an Direktwerbung zwischen Unternehmen. Wir beschränken uns auf geschäftliche Adressen und öffentliche Firmeninformationen, jede E-Mail enthält Namen und Postanschrift des Absenders, eine Zeile, woher Ihre Adresse stammt, mit Links zu dieser Erklärung und zur Seite für Datenanfragen, und einen Abmeldelink, und Scrisly fügt keine Tracking-Pixel ein. Kontakte in Deutschland und Österreich, wo solche E-Mails eine vorherige Einwilligung brauchen, werden standardmäßig übersprungen.

Wie Sie es stoppen. Der Abmeldelink in jeder E-Mail stoppt sofort die E-Mails dieses Absenders zu diesem Produkt. Ein Rückläufer oder eine Spam-Beschwerde stoppt alle Produkte dieses Absenders. Andere Kunden von Scrisly stoppt er nicht. Auf der Seite für Datenanfragen können Sie alle E-Mails aus allen Arbeitsbereichen stoppen und uns bitten, Ihre Daten zu löschen, ohne Konto. Mit Ihrer Bestätigung wird Ihre Adresse sofort für alle Arbeitsbereiche gesperrt. Im selben Moment werden die Kopien Ihrer Daten im gemeinsamen Pool und die Ergebnisse der Prüfung Ihrer Adresse gelöscht. Einträge, die ein Kunde in seinem eigenen Arbeitsbereich führt (sein Kontakt, die E-Mails, die er Ihnen gesendet hat, und Ihre Antworten), bleiben unter der Kontrolle dieses Kunden; er kann Ihnen nicht mehr schreiben, und Sie können ihn direkt danach fragen. Wir behalten Ihre Anfrage mit Ihrer Adresse, bis unser Team sie schließt, innerhalb eines Monats; danach bleiben nur ihre Art, ihre Daten und ein nicht umkehrbarer Fingerabdruck (ein Hash) der Adresse, [für eine von unserem Team festgelegte Dauer, derzeit 3 Jahre].

KI. Die E-Mails schreibt ein KI-Modell aus den öffentlichen Angaben Ihrer Firma, und Antworten werden von einem Modell sortiert und zusammengefasst. Die Modelle laufen bei den Anbietern auf der Seite der Unterauftragsverarbeiter. [Ob diese Anbieter die Daten zum Training ihrer Modelle nutzen dürfen]. Keine Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für Sie wird automatisch getroffen.

Wie lange wir Daten speichern

Gemeinsamer Pool und Ergebnisse der Adressprüfung: [von unserem Team festgelegte Fristen, derzeit 24 Monate für einen Pool-Eintrag, der in dieser Zeit nicht erneut gefunden, geprüft oder geteilt wurde, und 180 Tage für das Ergebnis einer Adressprüfung]. Eine Löschanfrage entfernt Ihre sofort.
Kontakte, E-Mails und Antworten eines Kunden: solange der Kunde sie behält, höchstens bis zur Löschung des Arbeitsbereichs.
Wenn ein Kunde einen Kontakt löscht, wird der Inhalt gelöscht: Adresse, Betreff, Text, Zusammenfassung und Kopien der Antwort, die Nachrichtenkennungen, Namen von Anhängen, vorgeschlagene Antworten und die Adresse im Abmeldelink. Es bleiben Zählungen und nicht umkehrbare Fingerabdrücke: dass eine E-Mail gesendet wurde, wann, aus welchem Postfach und welcher Kampagne, die Kennzeichnung der Antwort und eine Abmeldung als Hash.
Kopien außerhalb eines Kontakts: der gemeinsame Pool und die Prüfergebnisse (oben), technische Auftragsdaten, die eine Adresse enthalten können ([eine von unserem Team festgelegte Dauer, derzeit 90 Tage nach Ende des Auftrags]), und Zustellbenachrichtigungen, die wir nicht verarbeiten konnten (90 Tage).
Hochgeladene Lead-Listen: 30 Tage oder bis zur Löschung des Arbeitsbereichs, je nachdem, was früher eintritt.
Unbestätigte Datenanfragen: gelöscht, wenn ihr Link nach 24 Stunden abläuft, oder nach 24 Stunden, wenn die E-Mail nicht zugestellt werden konnte. Bestätigte Anfragen behalten die Adresse, bis unser Team sie schließt, innerhalb eines Monats.

Ein nicht umkehrbarer Fingerabdruck (SHA-256-Hash) lässt sich nicht in die Adresse zurückverwandeln, aber wer eine Adresse bereits kennt, kann sie mit dem Fingerabdruck abgleichen.

Wer Daten für uns verarbeitet

Die Unternehmen, die personenbezogene Daten für Scrisly verarbeiten, wofür und wo, stehen auf der Seite der Unterauftragsverarbeiter. Wenn Daten den Europäischen Wirtschaftsraum verlassen, [die Garantie für die Übermittlung, zum Beispiel die Standardvertragsklauseln der EU].

Sicherheit

Verbindungen sind verschlüsselt, Postfachpasswörter sind so versiegelt, dass nur der Hintergrundprozess sie öffnen kann, und jeder Arbeitsbereich sieht nur seine eigenen Daten, was die Datenbank selbst durchsetzt. Die Werkzeuge unseres Teams verlangen einen zweiten Anmeldefaktor.

Ihre Rechte

Sie können erfahren, was wir über Sie speichern, es berichtigen oder löschen lassen, die Verarbeitung einschränken lassen, es in einem gängigen Format erhalten und der Verarbeitung widersprechen. Ein Widerspruch gegen Direktwerbung ist immer wirksam. Nutzen Sie die Seite für Datenanfragen oder schreiben Sie an [Kontaktadresse für Datenschutz]. Wir antworten innerhalb eines Monats. Sie können sich auch bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei [der federführenden Aufsichtsbehörde].

Änderungen

Wenn sich diese Erklärung ändert, ändert sich das Datum oben mit.